Architektenrechnung nach HOAI prüfen: Schritt für Schritt zur richtigen Honorarabrechnung

Eine Architektenrechnung enthält häufig zahlreiche Berechnungsparameter, die sich ohne nähere Prüfung kaum beurteilen lassen. Anrechenbare Kosten, Honorarzone, Leistungsphasen und Zuschläge beeinflussen das Ergebnis erheblich. Selbst eine formal übersichtliche Schlussrechnung kann deshalb Positionen enthalten, die vertraglich nicht vereinbart, falsch berechnet oder nicht nachvollziehbar erläutert sind. Für Bauherren und Projektverantwortliche empfiehlt sich ein systematischer Prüfablauf statt einer bloßen Kontrolle des Endbetrags. Dieser Beitrag zeigt, welche Unterlagen benötigt werden, wie die Honorarermittlung Schritt für Schritt überprüft wird und wann fachliche Unterstützung sinnvoll ist.

Zuerst die Vertragsgrundlage und die richtige HOAI-Fassung feststellen

Am Anfang steht nicht die Honorartafel, sondern der Vertrag. Prüfen Sie das Datum des Vertragsschlusses, den beauftragten Leistungsumfang, sämtliche Nachträge und die vereinbarte Vergütung. Für Verträge ab dem 1. Januar 2021 ist grundsätzlich die HOAI 2021 maßgeblich; für ältere Verträge können andere Fassungen und Übergangsregelungen relevant sein. Gerade bei Altverträgen dürfen die Regelungen der aktuellen HOAI nicht unbesehen übertragen werden.

Seit der HOAI 2021 sind die Honorartafeln grundsätzlich Orientierungswerte. Die Honorarhöhe richtet sich vorrangig nach einer Vereinbarung in Textform. Fehlt eine solche Honorarhöhenvereinbarung, gilt für Grundleistungen der Basishonorarsatz nach § 7 HOAI als vereinbart. Bei Verbrauchern ist außerdem zu prüfen, ob der erforderliche Hinweis auf die Möglichkeit einer Abweichung von den Tabellenwerten rechtzeitig in Textform erteilt wurde.

Schritt 1: Alle abrechnungsrelevanten Unterlagen zusammentragen

Für eine belastbare Rechnungsprüfung benötigen Sie den Architektenvertrag mit Anlagen, die Honorarvereinbarung, Änderungsvereinbarungen, Kostenberechnung und gegebenenfalls Kostenschätzung, Plan- und Leistungsnachweise sowie sämtliche Abschlagsrechnungen und Zahlungsbelege. Bei Umbauten sind auch Unterlagen zur mitzuverarbeitenden Bausubstanz und zu vereinbarten Zuschlägen wichtig. Fehlen wesentliche Nachweise, sollte zunächst deren Vorlage angefordert werden.

Legen Sie die Dokumente nach Vertragsstand, Kostenstand und Leistungsstand ab. Eine Kostenberechnung aus der Entwurfsplanung darf beispielsweise nicht ohne Weiteres mit späteren Schlussrechnungskosten gleichgesetzt werden. Ein geordneter Unterlagenbestand macht Unterschiede sichtbar und erleichtert eine sachliche Rückfrage an den Architekten.

Schritt 2: Leistungsbild und beauftragte Leistungsphasen abgleichen

Die HOAI unterscheidet unter anderem Objektplanung für Gebäude und Innenräume, Freianlagen sowie verschiedene Ingenieur- und Fachplanungsleistungen. Jedes Leistungsbild hat eigene Honorartafeln und Leistungsphasenanteile. Eine Rechnung für Gebäudeplanung ist deshalb anders zu prüfen als eine Abrechnung der Technischen Ausrüstung. Kontrollieren Sie, welches Leistungsbild tatsächlich vereinbart wurde und ob die berechneten Leistungsphasen dazu passen.

Bei Gebäuden und Innenräumen umfasst das Leistungsbild neun Leistungsphasen. Wurden beispielsweise nur die Leistungsphasen 1 bis 4 beauftragt, darf nicht ohne vertragliche Grundlage das vollständige Leistungsbild abgerechnet werden. Entscheidend ist zudem, ob innerhalb einer Phase sämtliche Grundleistungen übertragen wurden. Die HOAI-Prozentsätze sind keine pauschale Bestätigung, dass alle betreffenden Leistungen tatsächlich geschuldet oder erbracht waren.

Schritt 3: Anrechenbare Kosten und Kostenermittlung prüfen

Bei vielen Leistungsbildern bilden die anrechenbaren Kosten eine zentrale Honorargrundlage. Für die Objektplanung Gebäude sind insbesondere die einschlägigen Kostengruppen der Baukonstruktion sowie unter bestimmten Voraussetzungen Anteile der technischen Anlagen zu betrachten. Nicht jede Position der Gesamtbaukosten ist automatisch anrechenbar. Auch Umsatzsteuer gehört nicht zu den anrechenbaren Kosten.

Prüfen Sie, welche Kostenberechnung verwendet wurde, ob die Kosten sachgerecht zugeordnet sind und ob Kostengruppen doppelt berücksichtigt wurden. Die HOAI verweist für die einschlägige Kostenermittlung auf eine bestimmte DIN-276-Fassung; die vertraglichen Grundlagen sind mit zu beachten. Gerade bei größeren Bauvorhaben können fehlerhafte Kostenzuordnungen das Honorar spürbar verändern.

Schritt 4: Honorarzone und Honorarsatz nachvollziehen

Die Honorarzone spiegelt die Planungsanforderungen des jeweiligen Objekts wider. Eine hohe Honorarzone darf nicht allein mit der Größe oder dem finanziellen Umfang des Projekts begründet werden. Entscheidend sind die objektbezogenen Bewertungsmerkmale des jeweiligen Leistungsbilds. Die Rechnung sollte erkennen lassen, welche Zone zugrunde gelegt wurde und wie die vereinbarte Vergütung daraus abgeleitet wird.

Achten Sie darauf, ob ein Basis-, Mittel- oder anderer Honorarsatz vereinbart wurde. Die Honorartafel ersetzt nicht die Prüfung der tatsächlich getroffenen Honorarvereinbarung. Eine rechnerisch richtige Tabelleninterpolation führt nur dann zum zutreffenden Ergebnis, wenn zuvor alle maßgeblichen Parameter und die vertragliche Vergütungsregelung korrekt bestimmt wurden.

Schritt 5: Umbauzuschlag und mitzuverarbeitende Bausubstanz untersuchen

Bei Umbauten und Modernisierungen können zusätzliche Honorarparameter hinzukommen. Der Umbau- oder Modernisierungszuschlag richtet sich nach dem jeweiligen Leistungsbild und dem Schwierigkeitsgrad; nach § 6 Abs. 2 HOAI ist er grundsätzlich in Textform zu vereinbaren. Ohne entsprechende Vereinbarung kann bei mindestens durchschnittlichem Schwierigkeitsgrad ein Zuschlag von 20 Prozent gelten. Daraus folgt jedoch nicht, dass jeder Bestandsauftrag automatisch einen pauschalen Zuschlag rechtfertigt.

Die mitzuverarbeitende Bausubstanz ist davon zu unterscheiden. Ob und in welcher Höhe vorhandene Bausubstanz bei den anrechenbaren Kosten berücksichtigt werden darf, muss anhand des Leistungsbilds, der tatsächlichen planerischen Mitverarbeitung und der einschlägigen Voraussetzungen geprüft werden. Eine undifferenzierte Übernahme des Gebäudewerts wäre keine sachgerechte Honorarermittlung.

Schritt 6: Besondere Leistungen, Nachträge und Nebenkosten kontrollieren

Besondere Leistungen sind nicht allein deshalb gesondert vergütungspflichtig, weil sie auf einer Rechnung zusätzlich aufgeführt werden. Zunächst ist abzugrenzen, ob die Tätigkeit bereits zu den vertraglich geschuldeten Grundleistungen gehört. Anschließend sind Beauftragung, Vergütungsvereinbarung und tatsächliche Ausführung zu prüfen. Bei Änderungen des Leistungsumfangs ist zudem § 10 HOAI zu berücksichtigen; die Anpassung der Honorarberechnungsgrundlage kann eine Vereinbarung in Textform erfordern.

Bei komplexen Honorarpositionen kann es sinnvoll sein, die Architektenrechnung durch einen HOAI-Sachverständigen prüfen lassen zu wollen, bevor strittige Positionen freigegeben werden. Eine solche Prüfung verbindet Vertragsunterlagen, Leistungsnachweise und die rechnerische Herleitung des Honorars.

Nebenkosten wie Reisekosten, Kopien oder Versand sind gesondert zu kontrollieren. Eine pauschale Nebenkostenvergütung bedarf nach § 14 HOAI einer entsprechenden Vereinbarung in Textform; andernfalls ist nach Einzelnachweis abzurechnen. Prüfen Sie außerdem, ob Stundenaufstellungen nachvollziehbar und vereinbarte Stundensätze richtig angewendet wurden.

Schritt 7: Prüffähigkeit, Abnahme und Abschläge bewerten

Eine Schlussrechnung muss die erbrachten Leistungen übersichtlich und für den Auftraggeber nachvollziehbar darstellen. Nach § 15 HOAI in Verbindung mit § 650g Abs. 4 BGB setzt die Fälligkeit grundsätzlich die Abnahme und eine prüffähige Schlussrechnung voraus. Einwendungen gegen die Prüffähigkeit müssen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründet erhoben werden; andernfalls gilt die Rechnung insoweit als prüffähig. Das bedeutet nicht, dass dadurch jede einzelne Honorarposition materiell richtig wird.

Vergleichen Sie die Schlussrechnung außerdem mit bereits bezahlten Abschlägen. Kontrollieren Sie, ob Abschlagszahlungen vollständig abgezogen wurden und ob einzelne Leistungen doppelt erscheinen. Halten Sie Beanstandungen positionsbezogen fest: Welche Angabe fehlt, welcher Berechnungsparameter ist zweifelhaft und welche Unterlage wird zur Prüfung benötigt? Allgemeine Aussagen wie „Rechnung zu hoch“ helfen bei der Klärung selten weiter.

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel zur Plausibilitätsprüfung

Angenommen, für ein Gebäude ergibt sich aus der maßgeblichen Honorarermittlung ein rechnerisches Vollhonorar von 100.000 Euro netto. Beauftragt sind nur die Leistungsphasen 1 bis 4. Deren HOAI-Anteile für Gebäude betragen zusammen 27 Prozent (2 + 7 + 15 + 3 Prozent). Der rechnerische Ausgangswert für diese Phasen beträgt damit 27.000 Euro netto. Ob genau dieser Betrag geschuldet ist, hängt zusätzlich von der konkreten Honorarvereinbarung, dem tatsächlich übertragenen Leistungsumfang und möglichen Besonderheiten ab.

Das Beispiel zeigt, warum ein plausibler Gesamtbetrag noch keine vollständige Prüfung ersetzt. Bereits ein falsch zugeordnetes Leistungsbild, eine unzutreffende Honorarzone oder ein unbegründeter Zuschlag kann die Rechnung verändern. Die Prüfung muss deshalb den Rechenweg ebenso erfassen wie die Vertrags- und Leistungsgrundlagen.

Fazit: Architektenhonorare systematisch statt nur rechnerisch prüfen

Eine belastbare HOAI-Rechnungsprüfung beginnt beim Vertrag und endet bei der nachvollziehbaren Schlussabrechnung. Wer Leistungsbild, Leistungsphasen, anrechenbare Kosten, Honorarzone, Zuschläge, zusätzliche Leistungen und Zahlungen in dieser Reihenfolge prüft, erkennt Unstimmigkeiten deutlich früher. Offene Fragen sollten schriftlich, konkret und unter Bezug auf die jeweiligen Rechnungspositionen geklärt werden.

Bei größeren Rechnungsbeträgen oder streitigen Leistungsbewertungen kann eine fachkundige Prüfung von Architekten- und Ingenieurhonoraren helfen, die wesentlichen Abweichungen nachvollziehbar zu dokumentieren und eine belastbare Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen zu schaffen.